Przejdź do zawartości

Polityka prywatności nearby.pl

Wersja 2.0 z dnia 13.10.2026.

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Ad Libertatem sp. z o.o., ul. Solec 81B/73A, 00-382 Warszawa, KRS 0000355081, NIP 5213564019, REGON 142408550, prowadząca markę Nearby. W tej spółce pracuje zespół, który prowadzi stronę nearby.pl i profile Nearby w mediach społecznościowych, odpowiada na zapytania i obsługuje najemców.

Kontakt w sprawie danych: rental@littlehome.pl albo list na adres spółki z dopiskiem „Dane osobowe”. Pod tym adresem załatwisz każdą sprawę dotyczącą Twoich danych, także wtedy, gdy umowę najmu podpisała z Tobą inna spółka.

2. Kto odpowiada za dane z umowy najmu

Stronę Twojej umowy najmu wskazujemy w umowie. Są trzy możliwości:

  1. Umowę podpisuje Ad Libertatem sp. z o.o. Administratorem danych z umowy jest tylko ta spółka.
  2. Umowę podpisuje Little Home Rental sp. z o.o., ul. Solec 81B/73A, 00-382 Warszawa, KRS 0000774926, NIP 7010911072. Dane z umowy przetwarzają wtedy wspólnie Little Home Rental, która jest stroną umowy, i Ad Libertatem, która umowę przygotowuje i obsługuje najem. Obie spółki są współadministratorami (art. 26 RODO). Uzgodniły, że Ad Libertatem prowadzi obsługę, udziela informacji i przyjmuje Twoje żądania za obie spółki, a Little Home Rental odpowiada za dokumenty księgowe ze swojej umowy. Swoje prawa możesz wykonać wobec każdej z nich.
  3. Umowę podpisuje Ad Libertatem w imieniu właściciela mieszkania. Administratorem danych potrzebnych do tej umowy jest właściciel, a Ad Libertatem przetwarza je w jego imieniu jako zarządca (art. 28 RODO).

Zapytanie o pokój, kontakt przed umową, strona nearby.pl i profile Nearby to zawsze dane, za które odpowiada Ad Libertatem.

3. Po co przetwarzamy Twoje dane i na jakiej podstawie

  1. Odpowiedź na zapytanie o pokój (formularz „Send Enquiry”, mail, telefon, wiadomość na profilu Nearby): imię, adres e-mail, numer telefonu, treść zapytania, pokój, o który pytasz. Kontaktujemy się z Tobą mailem albo telefonicznie w sprawie tego zapytania, przedstawiamy dostępne pokoje i umawiamy oglądanie. Podstawa: działanie na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  2. Zawarcie i wykonanie umowy najmu, obsługa w czasie najmu (zgłoszenia usterek, rozliczenia, kaucja): dane z umowy, dokument tożsamości w zakresie wymaganym do umowy, dane kontaktowe, historia płatności i zgłoszeń. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy, bo wymagają tego przepisy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  3. Dochodzenie i obrona roszczeń, rozliczalność: podstawa to nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  4. Oferty mailowe albo telefoniczne spoza Twojego zapytania: wysyłamy je wyłącznie wtedy, gdy osobno wyrazisz na to zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej).
  5. Pliki cookies i tagi na stronie: opisujemy je w punkcie 4.
  6. Profile Nearby w mediach społecznościowych: opisujemy je w punkcie 5.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie automatycznie (art. 22 RODO). O ofercie najmu decyduje człowiek.

4. Pliki cookies i tagi

Na nearby.pl działają trzy grupy:

  1. Niezbędne (sesja, koszyk rezerwacji, wybór języka, zapis Twojego wyboru w banerze). Działają bez zgody, bo bez nich strona nie działa (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej).
  2. Analityczne: Google Analytics 4, uruchamiany przez Google Tag Manager. Działają dopiero po Twojej zgodzie.
  3. Marketingowe: piksel Meta (Facebook, Instagram) i tag konwersji Google Ads. Mierzą skuteczność reklam i pozwalają pokazywać reklamy osobom, które odwiedziły stronę. Działają dopiero po Twojej zgodzie.

Google Tag Manager ładuje się dopiero po zgodzie. Nie przekazujemy do Google ani do Meta danych wpisanych w formularz zapytania.

Podstawa: Twoja zgoda (art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej i art. 6 ust. 1 lit. a RODO) dla grup 2 i 3. Zgodę zmieniasz albo cofasz w każdej chwili linkiem „Ustawienia cookies” w stopce strony. Twój wybór pamiętamy 12 miesięcy.

5. Profile Nearby na Instagramie i TikToku

  1. Administratorem danych osób, które obserwują profile Nearby, komentują, reagują na wpisy albo piszą do nas wiadomości, jest Ad Libertatem. Widzimy nazwę Twojego profilu, publiczne informacje z niego, treść komentarzy i wiadomości oraz reakcje. Wpisy publikujemy, a komentarze, wiadomości i statystyki odczytujemy także przez narzędzie Zernio (punkt 6.5).
  2. Cele i podstawy: odpowiedź na komentarz albo wiadomość i prowadzenie profilu, czyli informowanie o pokojach i życiu w mieszkaniach Nearby (nasz prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Gdy w wiadomości pytasz o pokój, dalej postępujemy jak przy zapytaniu z punktu 3.1. Statystyki profili wykorzystujemy, żeby sprawdzić, które wpisy docierają do odbiorców (nasz prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  3. Statystyki profili: Instagram dostarcza nam zbiorcze statystyki (na przykład liczbę wyświetleń i przedział wieku odbiorców), z których nie da się ustalić, kim jesteś. Przy statystykach z Instagrama Meta Platforms Ireland Limited i my jesteśmy współadministratorami (art. 26 RODO); Meta przyjęła główną odpowiedzialność za te dane i za wykonanie Twoich praw w tym zakresie (uzgodnienie: facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum). Tak samo jest z TikTokiem: przy zbieraniu danych o tym, jak użytkownicy korzystają z profilu Nearby, i tworzeniu z nich statystyk TikTok Technology Limited (Irlandia) i my jesteśmy współadministratorami (art. 26 RODO). TikTok odpowiada za umożliwienie Ci wykonania praw w tym zakresie (uzgodnienie: tiktok.com/legal/page/global/tiktok-analytics-joint-controller-addendum/en), a my dostajemy od niego wyłącznie statystyki zbiorcze. Jeśli w tej sprawie napiszesz do nas, przekażemy Twoją prośbę do TikToka w ciągu 7 dni.
  4. Meta i TikTok przetwarzają Twoje dane także na własne potrzeby i na własnych zasadach, opisanych w ich politykach prywatności. Możesz tam ustawić, co platforma o Tobie zbiera.
  5. Komentarze zostają na profilu, dopóki ich nie usuniesz Ty albo my. Wiadomości przechowujemy jak zapytania z punktu 8.1.

6. Komu przekazujemy dane

  1. Odoo S.A. (Belgia): strona nearby.pl, system rezerwacji i obsługi najemców.
  2. Google (Google Ireland Limited): poczta firmowa i dokumenty (Google Workspace), a po Twojej zgodzie Google Analytics, Google Tag Manager i Google Ads.
  3. Meta Platforms Ireland Limited: po Twojej zgodzie piksel Meta, a także Instagram, na którym prowadzimy profil Nearby. Przy pikselu Meta i my wspólnie odpowiadamy za zebranie i przekazanie danych z przeglądarki, a dalej Meta przetwarza je jako odrębny administrator.
  4. TikTok Technology Limited (Irlandia): TikTok, na którym prowadzimy profil Nearby; przy statystykach profilu także jako współadministrator (punkt 5.3).
  5. ZERNIO SOFTWARE SL (Hiszpania): narzędzie, przez które publikujemy wpisy na profilach Nearby i odczytujemy komentarze, wiadomości i statystyki. Przetwarza te dane w naszym imieniu i na nasze polecenie (art. 28 RODO).
  6. Little Home Rental sp. z o.o.: gdy jest stroną Twojej umowy najmu, w zakresie tej umowy (punkt 2).
  7. Firmy wykonujące naprawy i sprzątanie w mieszkaniach, w tym spółki z naszej grupy: w zakresie potrzebnym do usunięcia usterki albo wykonania usługi.
  8. Właściciel mieszkania, w którym wynajmujesz pokój: w zakresie potrzebnym do umowy i rozliczeń.
  9. Biuro rachunkowe i bank: w zakresie rozliczeń.
  10. Organy publiczne: wyłącznie gdy wymaga tego przepis.

7. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Google i Meta mogą przekazywać dane do USA. Opieramy to na decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. w sprawie EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO), a gdy nie ma ona zastosowania, na standardowych klauzulach umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Zernio korzysta z dostawców w Wielkiej Brytanii i w USA; takie przekazanie opieramy na decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (art. 45 RODO) albo na standardowych klauzulach umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). TikTok przetwarza dane użytkowników także poza EOG na zasadach opisanych w swojej polityce prywatności. Kopię zabezpieczeń, które stosujemy my, dostaniesz po napisaniu na rental@littlehome.pl.

8. Jak długo przechowujemy dane

  1. Zapytanie, także wiadomość na profilu, po którym nie doszło do umowy: 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
  2. Dane z umowy najmu: przez czas umowy, a potem do przedawnienia roszczeń z niej (zwykle 3 do 6 lat).
  3. Dokumenty księgowe: 5 lat od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku.
  4. Dane z cookies: zgodnie z czasem podanym w banerze przy każdym narzędziu.

9. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, cofnięcia zgody w każdej chwili i sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego wykonujemy zawsze, bez podawania powodu. Napisz na rental@littlehome.pl; odpowiemy w ciągu miesiąca, także w imieniu Little Home Rental, gdy jest stroną Twojej umowy. Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Podanie danych jest dobrowolne. Bez adresu e-mail albo numeru telefonu nie odpowiemy na zapytanie; bez danych do umowy nie zawrzemy umowy najmu.